11/23/08(Sun) Global MBA@Thunderbird （サンダーバード ＭＢＡ）今週、来週が今期の山場になることでしょう…。レポート提出、プロジェクトの完成、試験準備…。ん～スケジュール管理は得意とするのですが、普段はいいものの、どうしてか、期末になると、計画していた予定通りにはなかなか進まないものです…。こうなってくると、ある程度機械処理的に勉強（作業）が進む場合もあります。自分で立てた予定以上に他から入ってくる予定のインパクトが大きくて、それを先にどれだけ予測しておけるか…。
皆さんはどのようにスケジュール管理をされていますか？
私のスケジュール管理は３つに分かれています。
１．「卓上カレンダー」というソフトを使っています。
無料ソフトでとても軽くてシンプルの３点が利用している理由です。使い方としては、２ヶ月単位での印刷が可能なので、毎月末に思いつく予定を入れ、印刷します。印刷したものは、常に持っておきます。予定が入れば、この紙に手書きで書きます。３ヶ月より先の予定が決まることはそれほどないので、殆どの場合この紙１枚でおさまりますが、２ヶ月より先の場合は、空欄にコメントしておきます。そして、また月末にその手書き分をＰＣに入力しておきます。データとしても残しておく理由は、いつか、振り返って予定を見ることもあるだろうし、検索もすることができるからです。会社に戻るとまたかわるかもしれませんが、それでも、見開きの２ヶ月スケジュールが私にとっては最も使いやすいと思います。勿論、これだけではありませんョ。他（２と３）も上手く一緒に使いこなすことで、レバレッジを利かせていきます。２ヶ月先のスケジュールまですぐに把握できると、自分のスケジュールを上手く平準化することができてきます。緊急ではないけれど、近日中にやっておきたいことであれば、上手く忙しくない時期にずらすこともできるでしょう。また、手書きの２ヶ月スケジュールだと、変更があった際に、矢印（↓）を使って、違う日にちを指すだけでいいわけです。１，２週間スケジュール帳だとそれができませんよね？次にページにある日にちに変更したい場合、わざわざ綺麗に消して、書き直す必要があります。こんな面倒なことを私はしません。汚してもいいので、色々と書き込みます。
（写真は、来年の１月、２月のスケジュール（空のを表示））２．アクションアイテム（ＡＩ）（リスト一覧）次に使っているのが、自作ＡＩ帳です。まぁリサイクルという意味も込めて、Ａ４／レターサイズの裏紙を使っています。４等分に切って、ホチキスで留めた束が自宅には沢山あります。これには、思いつくアクションリストを全て書きます。日付等は書きません。ただ、やるべきことを気付いたときにすぐに書き込みます。私たちの脳はご存知かとは思いますが、長期間記憶できるのと短期間しか記憶できないものとわかれているそうですが、殆どの予定は短期間しか記憶できないものだと私は思います。少なくとも私はそう経験しています。小さなことでも、放っておくと、大きな問題につながることもしばしばあります。それを防ぐにはやはりＡＩを全て一覧に纏めておくことです。私の現ＡＩは、５枚以上にもなっていますが、中には５ヶ月に帰任した際に入る社宅の検討から、今年のクリスマスカードの注文・発送や本の出版などかなり先の話や直近の話なども色々と書かれています。１つ１つ消化できたら、赤ペンで削除して、１枚のＡＩ全てが消化できたら、その紙はやぶって捨てます。これは残しておいても、小さなタスク（作業）なので、あまり意味がありません。それに早く捨てないと、ＡＩがどんどん増えてたまっていく一方になります。このＡＩリスト一覧はかなり重宝しています。いつも忘れていたような作業を書いておくことで、決して忘れることがなくなりました。全体を定期的に見ていると、自分の中で優先順位がつけられるようにもなってきます。
３．アクションアイテム（ＡＩ）（今やるリスト一覧）直近のＡＩリストです。（２）のＡＩとは別の束のものを使っています。例えば、今で言えば、大学のレポート、プロジェクト、試験準備等のスケジュールがかなり入っていて、私の脳みそはどのスケジュール／タスク（作業）をどの順番に消化していけばいいのかが瞬時に把握できません。逆に出来る人の方が凄いかもしれません。また、頭で考えていても、過ちは誰でも犯します。それであれば、紙に直近のＡＩを書いておくことで、忘れたり過ちを犯すことはなくなると思います。私の場合、大項目と中小項目に分けてかきますが、①②③や【重要】【急ぎ】
【赤字】などを多分に利用して何を提出しないといけないのか、いつまでに提出しないといけないのか、今の優先順位はどれか？ということを一覧でまとめています。そうでもしないと、全てを効率よく消化することはできません。 これも一種のマネージャー／リーダー向け自主訓練と言ってもいいかもしれません。と、いうのも、会社に戻りリーダーやマネージャーとして進む場合、１つのプロジェクトや作業だけを担当するわけにはいかなくなります。複数のプロジェクトやタスクを掛け持ち、効率良く、且つ最大限のアウトプットを出す必要があります。そういったことへの準備にもこのスケジュール管理は役立つかと思います。
たかがスケジュール管理かと思うかもしれませんが、自分のキャリアアップにも重要なスケジュール管理だということを是非お忘れなく。
世の中にはたくさんのスケジュール管理表があると思います。書店でも沢山の書籍があるでしょう。
私もこの内容で本１冊くらい書ける自信はあります。（まぁそれは置いておいて…）要は自分にとって最もやりやすいスケジュール管理を模索していくことをお勧めします。私もこれまで色々な本を読んだり、スケジュール管理、スケジュール帳を利用してきましたが、ようやく、自分に合ったものを見つけることができたように思います。
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