2/26/08(Tue) Global MBA @ Thunderbird （サンダーバード ＭＢＡ）
２０００年に入社して以来、スケジュール管理の方法やAI(Action Item)／残件アイテムをどのように消化していくかずっと試行錯誤していました。会社オリジナルの手帳を営業にいた頃は使いこなしていたのですが、端末との連携が上手くできませんでした。コーポレートＩＴ部門にいた頃は内勤が多かった為、社内のグループウェアを使ったりOutlookでスケジュール管理をしたり、軽いソフトを常にデスクトップに立ち上がるようにしたりしていましたが、オフラインのとき、もしくは外出時、帰宅時にチェックすることが容易でなかったりと自分の納得いくスケジュール管理やＡＩ管理ができていませんでした。
皆さんはどのように管理されていますか？
「超整理術」や「手帳で仕事がキマル！！」のような本に書かれていることも実行してみたり、購読しているメルマガに書かれてあることを参考にしてみたり…。周りを見ていると、手帳だけの人、Outlookだけの人と皆それぞれ違います。正しい、正しくないはありません。自分の最も効率良い方法を選択するべきです。
そんな私が最近やっていてしっくりきている方法が１つあります。それはＩＴ企業に勤めているとは思えないほどアナログな方法です。Ａ４ｘ１枚に１月分のカレンダーを印刷します。(MS Publisherなどを使うとテンプレートがあるのでかなり便利です）Ａ４裏表ｘ２枚で４か月分は準備しています。これとＡ４の１／４にカットした紙をホッチキスで束にしたものを常に携帯しています。カレンダーには手書きで予定を書きます。手帳だと、１，２週間分しか見ることができませんが、Ａ４ｘ１枚にしておくと、予定全体が見れるし、ちゃんと書き込めるので楽です。もう一方のメモ用紙には、Action Item(AI)一覧を書きます。細かいことも１つ１つ書いていきます。毎日忙しく動いていると、細かいことまで頭がまわらなくなります。脳みその記憶を司る部分も短期的に記憶できる容量がかなり限られていると以前本で読んだことがあります。つまり、あることを後でやろうと考えていても、案件が増えてくるに連れ、覚えていたものが少しずつ記憶から遠ざかっていきます。それが普通です。必死に覚えることの方が大変かもしれません。覚えることに力を入れるよりは、メモ用紙を使って、簡単にAIをリスト化しているだけで、残件リストへの「引き出し」ができます。このリストはどんどん増えていきますが、毎日確認し、少しずつ消化していきます。消化されると、完了フラグをたてます。（消しこみます）重要なもの、期日指定のものは、スケジュール表にも書き込んで上手く連動・連携させています。こうすることで必要ないところで、記憶しなくて済むようになり、講義内容の方に記憶力を活かせるようになってきたと思います。
スケジュール表はどういったものを利用されてもいいかと思いますが、この「ＡＩ消しこみ表」は大変便利なので、皆さんも是非参考にしてみてください。ＡＩ表をどんどん充実させ、一方で毎日最低でもＡＩ表から（例えば）５件消しこむ努力をしていくと、自然とやるべきことが片付いていっていることがわかります。何をすべきなのかがＡＩ表を見ることで認識・意識できるということもメリットの１つであります。
是非試してみてください。また、皆さんのお勧めの方法がございましたら是非この場でご紹介頂けると他の皆さんにも参考になります。
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独り言：
私の好きな言葉：「目配り、気配り、心配り」
学生時代（今も学生ではありますが…）、横浜でアルバイトをしていた際に店長兼マネージャーに教わった素晴らしい言葉です。相手へ接する際は、最大限この心を意識して接することが、人と接する際の「基本」です。これっとアルバイト先だけでなく、人（お客さん）を相手する企業（殆どの企業はそうでしょう）であれば皆実践すべきですよね。当然普段の生活でも、相手のことを尊重して、相手のことを思いやって、Give & Give(Give & Takeではありません）の精神で対応する心があると、相手からもGive & Giveの精神が鏡のように返ってきます。私自身まだGive & Giveの精神が１００％できてはいませんが、常に周りのことに気を配りながら努力はしているつもりです。この「目配り、気配り、心配り」、皆さんは実行できていますか？プロジェクトを管理する立場になると、とても重要になってくる能力の１つですね！
